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Avere un sistema di archiviazione efficace può farti risparmiare tempo ed energia quando hai informazioni importanti che devono essere richiamate rapidamente da un grande volume di file. Esistono due tipi di sistemi di archiviazione, quelli che utilizzano numeri o sistemi numerici e quelli che usano lettere o sistemi alfabetici. Imparare come usare questi sistemi è essenziale per decidere quello che è meglio per te. Sebbene ci siano diverse categorie, comprendere le basi di questi sistemi di archiviazione è facile.
Decidi il tipo di sistema alfabetico e numerico che funzionerebbe meglio per i tipi di documenti che desideri archiviare. Esistono tre sistemi alfabetici di base da considerare e quattro sistemi numerici, il più comune dei quali è il sistema decimale. I tre sistemi alfabetici sono attuali, enciclopedia e geografica.
Inizia definendo il sistema "topico alfabetico". Questo è anche noto come sistema "dizionario" ed è il più facile da capire. In questo caso, ciascun file fornisce un titolo e questi titoli sono disposti in ordine alfabetico dalla A alla Z. Non sono raggruppati in soggetti e non hanno categorie, quindi questo sistema è in genere il migliore per piccole quantità di file.
Comprendere il sistema "enciclopedia" o "classificato". In questo sistema, ci sono grandi titoli o argomenti generali, come la storia o la filosofia, che hanno soggetti più piccoli raggruppati alfabeticamente al loro interno. Se necessario, ci possono essere ulteriori file disposti alfabeticamente all'interno di queste sottovoci. Ad esempio, nella storia potresti avere sottotitoli intitolati con decenni e all'interno di quei file, file che designano determinati aspetti della storia come la tecnologia o la guerra. Queste sottocategorie possono continuare finché non ritieni che il sistema di archiviazione sia efficiente per te.
Prendi in considerazione l'apprendimento del sistema "geografico" per i documenti contenenti informazioni relative ai luoghi. Proprio come il sistema enciclopedia, questo sistema ha categorie principali come paesi o stati con sottocategorie come città o paesi archiviati al loro interno in ordine alfabetico.
Comprendere almeno le basi dei sistemi di archiviazione decimale. Questo è il sistema decimale Dewey che viene spesso utilizzato dalle biblioteche per classificare libri e materiali di riferimento in base ai numeri di chiamata. In questo caso, non puoi avere più di 10 categorie a causa della restrizione decimale di usare solo i numeri da zero a nove. Queste dieci categorie possono quindi essere suddivise in 10 categorie aggiuntive tutte le volte che è necessario nello stesso modo in cui funziona il sistema alfabetico dell'enciclopedia.
Abbattere il sistema decimale in blocchi facili da imparare. Ad esempio, forse la tua libreria attuale richiede che tu abbia tre cifre decimali in modo che le tue dieci categorie siano elencate come 000, 100, 200 e così via, ognuna con un titolo. All'interno di ciascuna di queste sarebbero presenti sottocategorie come 002 o 103 fino a quando tutti i decimali non saranno stati riempiti. In questo caso, 002 rappresenta una categoria negli anni '000 e 103 indica una categoria negli anni '100. Questo sistema è utile per volumi di informazioni estremamente grandi in quanto i decimali possono essere espansi e aggiunti secondo necessità.